Perfactive, mon nouvel agenda

Image par Perfactive

La période estivale est souvent propice à une réorganisation de l'agenda et à une prise de bonnes résolutions. Pour ma part, ce sera un changement de solution de gestion des RDV en ligne. J'ai été séduite par... Perfactive ! Explications. 

 L'an dernier, dans l'article intitulé "Ostéopathie, flexibilité et planning d'ortho", je vous parlais de l'organisation de mon agenda au cabinet et de mon choix de réléguer mon agenda papier aux oubliettes au profit d'un agenda en ligne.

J'avais alors choisi MDSL, notamment pour :

• la possibilité de personnaliser les mails
• l'agrément de sécurisation d'hébergement données de santé
• la possibilité de prendre RDV en ligne (que je n'ai finalement pas exploitée)
• la possibilité d'envoyer un questionnaire pré-anamnestique
• la grande réactivité du support.

Néanmoins, malgré tous ces avantages, au bout de plus d'un an d'utilisation, je me suis rendu compte de quelques soucis, non résolus par le support : 

• peu intuitif pour mettre les RDV privés (je devais toujours regarder un tuto pour le faire...)
• peu intuitif pour changer les horaires d'un RDV déjà programmé
• pas de vue mensuelle, et vu tous les trucs que j'ai prévus, c'est essentiel ! 
• pas de possibilité de voir l'agenda de ma collègue et le mien en même temps
• je n'ai jamais compris comment fonctionnait la liste d'attente

Vous commencez à me connaître, je n'aime pas me contenter de quelque chose qui ne me convient pas à 100% ! J'ai donc commencé à regarder d'autres solutions, et ma copine Amélie, qui en a testé plusieurs, m'a convaincue que Perfactive était la solution la plus adaptée pour le moment. :) En plus, Claire M. du blog "Paksa à faire" en a aussi beaucoup parlé, alors que c'est que ça doit vraiment être bien. Elle a d'ailleurs fait plein de tutos pour vous aider à la prise en main. Voici le lien : http://paksa.eklablog.com/89-serie-tutos-pas-a-pas-perfactive-a207825966

Mes critères étaient les mêmes que l'an dernier, le plus important étant que le serveur puisse héberger des données de santé.

Voici les raisons pour lesquelles j'ai été convaincue par Perfactive.

Comme sur MDSL, j'ai pu paramétrer les différents motifs de consultation, avec les durées de RDV.

Ensuite, j'ai écrit des textes différents (selon s'il s'agit d'un bilan initial pour un enfant ou un adulte, d'un bilan de renouvellement, d'un RDV récurrent) qui s'affichent dans les emails de confirmation et/ou de rappel. Les emails de rappel s'envoient automatiquement gratuitement la veille du RDV.

Il est aussi possible d'imprimer la liste des futurs RDV (vous savez, pour tous les patients qui veulent "un papier" ;-) ) ou d'envoyer toute la liste des RDV si on en a donné plusieurs en même temps.

A partir du mois d'août, Roxanne, mon ancienne super stagiaire devenue super ortho, va venir travailler au cabinet. Comme elle va aussi travailler à l'hôpital, nous nous sommes dit qu'il serait intéressant que je puisse accéder à son agenda si un patient appelle au cabinet pour déplacer un RDV quand elle n'est pas là, ou inversement quand je suis en vacances, en formation, etc.

Un petit clic et on peut donc visualiser l'agenda de la collègue, et même choisir le praticien qui assurera le RDV. Le nom du praticien sera aussi indiqué sur le listing des RDV. Pratique quand nous partageons la rééducation de certains patients, ça évite de s'y perdre !

Ahhh, la liste d'attente ! J'ai tenté beaucoup de choses... Le carnet, le document Excel, le document One Note... Sauf que rien n'allait ! Alors pourquoi ne pas tenter la liste d'attente où les gens s'inscrivent directement ? 

J'ai donc indiqué le lien de la liste d'attente sur le répondeur, en demandant aux gens de ne pas laisser de message, et pour ceux qui ont des difficultés pour accéder au langage écrit ou à Internet, nous assurons une permanence téléphonique de 12 à 14h un jour dans la semaine. Une note explicative (modèle ci-dessous) s'affiche sur la page d'accueil de la liste d'attente. Merci à Amélie pour l'idée ! :)

Ensuite, l'appelant doit choisir un motif de consultation (difficultés en langage oral, difficultés en langage écrit, troubles neurologiques, difficultés pour déglutir, bégaiement...) et noter ses coordonnées.

Afin de déterminer l'urgence, Roxanne et moi avons aussi imaginé plusieurs questions nous permettant d'en savoir un peu plus sur les troubles éventuels. Les voici, peut-être vous serviront-elles : 

• Décrivez brièvement les raisons pour lesquelles vous souhaitez un bilan orthophonique
• Qui a conseillé de réaliser un bilan orthophonique (vous-même, l'entourage, un médecin, l'enseignant(e)...)?
• Depuis combien de temps, environ, durent les difficultés?
• Etes-vous inquiet(e) concernant les difficultés ?
• Si vous souhaitez ajouter des informations, vous pouvez le faire ici.

Selon les réponses, nous rappelons les personnes pour avoir des précisions, ou pour leur donner un RDV rapidement, si nous pouvons. Bien sûr, le système ne sera sans doute pas parfait, mais peut-être apportera-t-il une réponse supplémentaire à la gestion des demandes.

Je n'arrive toujours pas à m'y résoudre, pour plein de raisons, mais c'est tout à fait possible avec Perfactive, pour le jour où je me lancerai. Et en plus, sans aucune inscription pour le patient ! Mais Claire M. vous en parle beaucoup plus longuement sur le blog Paksa à faire.

Simon est très réactif, par mail ou par téléphone. Il n'y a eu aucun souci pour transférer mes données MDSL vers Perfactive. Et il y a même une page pour lui suggérer des améliorations.

Celle que j'attends avec impatience est de pouvoir envoyer un questionnaire pré-anamnestique aux patients avant le premier RDV. On y croit !

Et vous, quelle plateforme de RDV utilisez-vous? Connaissiez-vous Perfactive ? Au plaisir d'en discuter ! 

A bientôt !

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